COVID-19 verandert snel het serviceleveringsmodel voor facilitair management. Een van de stapsgewijze veranderingen waarover we zijn geraadpleegd, is de voordelen van de overgang naar dagschoonmaak. GSH Richard Hayes van de groep geeft praktisch advies in onze nieuwste aflevering.
Voorafgaand aan de COVID-19-pandemie kozen vooruitstrevende bedrijven die hun energiekosten wilden verlagen, CSR-initiatieven wilden realiseren en meer controle over hun conciërgepersoneel wilden, ervoor om hun gebouwen dagelijks schoon te maken in plaats van de traditionele nachtelijke schoonmaak. De introductie van de 'hot desk'-omgeving en gemeenschappelijke werkplekken zorgde voor een agressievere schoonmaak overdag om werknemers een veilige en gezonde werkplek te garanderen. De introductie van "stille" stofzuigers in combinatie met het wijzigen van ploegendiensten en geplande activiteiten hebben deze bedrijven in staat gesteld om energiebesparingen tot 30% te realiseren door hun gebouwen buiten de normale werkuren te sluiten. In combinatie met duurzame, groene schoonmaakpraktijken en -producten; deze bedrijven hebben indrukwekkende vooruitgang geboekt bij het verkleinen van hun collectieve ecologische voetafdruk. De recente pandemie heeft tot verdere discussie geleid over de verdiensten van dagschoonmaak. Nu werknemers de werkplek weer betreden, hebben ze meer zekerheid nodig dat hun werkgevers initiatieven hebben genomen om een niveau van reiniging en desinfectie te bieden dat in overeenstemming is met de best practices van de regelgeving. Dagschoonmaak is een zichtbaar bewijs voor de bewoners dat hun werkomgeving wordt onderhouden en biedt tegelijkertijd het extra voordeel van duurzaamheid.
Schoonmaakdiensten worden traditioneel 's nachts geleverd. Met uitzondering van dag diensten voor "high touch"-ruimtes (badkamers, kantine's, enz.) zijn dagelijkse activiteiten zoals afstoffen, stofzuigen, afvalinzameling en vloerreiniging storend voor de werkplek en werden verondersteld het beste te worden uitgevoerd tijdens niet-werkuren...'s nachts. Periodieke activiteiten zoals het polijsten van vloeren, veel stofvorming, het reinigen van binnenruiten, enz. worden ook buiten kantooruren of in het weekend uitgevoerd, afhankelijk van de mate waarin ze de werkomgeving verstoren. Omdat het grootste deel van deze diensten 's nachts wordt uitgevoerd en niet wordt bijgewoond door de bewoners van het gebouw, roept het de vraag op of deze diensten überhaupt worden uitgevoerd. Elk kantoor heeft een verhaal van een medewerker die een M&M of paperclip op de vloer heeft laten liggen, wachtend om te zien wanneer het zou worden herkend en gestofzuigd. Het feit dat deze diensten 'in het donker' en 'in de schaduw' worden verleend, heeft vaak geleid tot een element van wantrouwen tussen de bewoners en de conciërgediensten. Dagschoonmaak elimineert dit raadsel en faciliteert een meer collaboratieve en inclusieve omgeving voor deze essentiële dienstverleners. Medewerkers kunnen nu getuige zijn van het harde werk en de inspanningen van het schoonmaakpersoneel en dagelijks met hen communiceren over de netheid van hun werkplek. High-touch gebieden, met name badkamers, worden overdag gebarricadeerd voor routineonderhoud. Genderkwesties doen zich voor wanneer een portier/matrone een badkamer schoonmaakt voor het andere geslacht en daarom de toegang moet verbieden totdat deze is voltooid. Dagschoonmaak elimineert dit probleem omdat toilettaken kunnen worden toegewezen op basis van geslacht. Hoewel er veel voordelen zijn ten gunste van dagschoonmaak, is er een aanzienlijk verandermanagementproces nodig om een succesvolle overgang te verzekeren. Betrokkenheid en buy-in van senior stakeholders is vereist om een succesvolle implementatie te garanderen.
Bij het overwegen van een overstap naar dagschoonmaak is het belangrijk om samen te werken met uw dienstverlener en/of verhuurder als zij basisbouwdiensten leveren; de meeste huurovereenkomsten bevatten een clausule met betrekking tot de geleverde basisbouwdiensten. Uw dienstverlener moet u kunnen informeren over eventuele vakbondsbeperkingen, echte of vermeende, die u ervan zouden kunnen weerhouden een wijziging door te voeren. Begin met een basiskennis van de huidige personeelsvereisten om uw ruimte te onderhouden; uw serviceprovider moet transparant zijn en deze informatie op verzoek verstrekken. Als u twijfelt, zijn hier enkele commercieel redelijke schattingen die u kunt gebruiken om uw personeelsbehoeften op peil te houden:
• Ga uit van een verliesfactor van 25% op uw gehuurde ruimte; als u 100 vierkante meter bewoont, neem dan aan dat er slechts 75,000 moeten worden schoongemaakt.
• Oppervlakken en vloeren kunnen over het algemeen worden schoongemaakt met een snelheid van 4000 vierkante meter per uur wanneer ze niet bezet zijn; voor bezette ruimte wordt uitgegaan van een snelheid van 3000 vierkante meter per uur.
• Badkamerarbeid moet worden berekend aan de hand van het aantal eenheden (cabines, urinoirs, gootstenen) met een snelheid van 2 min./eenheid; een badkamer met 4 douchecabines, 2 urinoirs en 4 wastafels (10 stuks) zou 20 minuten nodig hebben om op te frissen.
Andere overwegingen moeten worden aangepakt voor het verzamelen van afval (nat, droog en recyclebaar) en kunnen worden geschat door gebruik te maken van een tijd-/bewegingsonderzoek. Hopelijk is uw organisatie gemigreerd naar een gecentraliseerd afvalmodel dat de arbeidsuren die nodig zijn om afval te vervoeren aanzienlijk vermindert. Zodra uw vereiste dagpersoneel is gemodelleerd en overeengekomen, is de volgende "zware lift" het veranderingsbeheer dat nodig is om de dagschoonmakers in uw routine op de werkplek te integreren. Doorgaans werkt het dagschoonmaakpersoneel in een gesplitste ploeg, waarbij een deel van het personeel vóór de normale werkuren begint om een veilige, gezonde en schone omgeving aan het begin van de werkdag te garanderen. Evenzo zou geselecteerd personeel iets langer dan de normale werkuren werken om ervoor te zorgen dat het pand in een zodanige staat wordt achtergelaten dat de ochtendploeg kan inhalen. Drastische energiebesparingen worden gerealiseerd door "het kantoor uit te schakelen" buiten kantooruren. In veel gevallen kunnen personeelsinkrimpingen worden gerealiseerd door activiteiten aan het licht te brengen die niet langer nodig zijn en/of meer gebruik te maken van het toegewijde dagpersoneel.
Zodra de dagschoonmaak volledig is geïmplementeerd, merken bedrijven dat het schoonmaakpersoneel gewaardeerde leden van hun team wordt omdat ze zich nu betrokken voelen bij de dagelijkse activiteiten van het bedrijf. Als werknemers na COVID weer de werkplek betreden, zorgt het zichtbare schoonmaakpersoneel ervoor dat de werkomgeving veilig, gezond en schoon is. Het conciërgepersoneel heeft het voordeel dat ze een betere levenskwaliteit krijgen door overdag te werken in plaats van in een nachtdienst. Het grootste deel van de schoonmaakdiensten wordt nu uitgevoerd tijdens normale kantooruren, waarbij er toezicht is op de schoonmaakprestaties en de gemoedsrust dat het personeel volledig wordt ingezet en de vereiste taken uitvoert. Hoewel niet haalbaar in alle bedrijfsomgevingen, verdienen de voordelen van dagschoonmaak aandacht. Overweeg bij het verfijnen van uw plannen om weer aan het werk te gaan de voordelen en zekerheden van het opnemen van dagschoonmaak in uw facilitaire dienstverlening. De energiebesparingen en mogelijke personeelsinkrimpingen zullen een welkome commerciële verrassing zijn met als bijkomend voordeel dat u er zeker van kunt zijn dat uw werkplek veilig, gezond en vrij van verontreinigingen is.